Para que possamos analisar a necessidade e os efeitos da utilização da tecnologia em escritórios de advocacia, precisamos primeiro observar atentamente um dia típico de trabalho de um advogado nesse ambiente.

Nós humanos, infelizmente (ou felizmente) não temos a capacidade de nos dedicar 100% do nosso tempo ininterruptamente e com 100% de foco às tarefas sobre as quais estamos trabalhando, como os computadores. Isto eu chamo de ineficiência humana e que varia de pessoa para pessoa.

As características principais de um advogado, no meu ponto de vista são a sua capacidade de análise associada a uma extrema capacidade de síntese e expressão de suas ideias. Essas características permitem que o profissional entenda claramente a extensão do problema ou desafio, analise todas os detalhes e possibilidades e elabore um raciocínio (escrito ou oral) para propor uma solução para o desafio apresentado.

Para que isso seja possível, após a análise, o advogado precisa coletar as informações necessárias e utilizá-las de forma eficiente na elaboração de seu trabalho e é neste ponto que uma grande maioria de escritórios gastam um tempo monstruoso. Isso eu denomino de ineficiência técnica.

Além das duas ineficiências citadas, existem também outros fatores que interferem na produtividade do profissional advogado. O primeiro fator que interfere são as tarefas gerenciais e administrativas, tais como gestão de equipe, elaboração de timesheet, elaboração de propostas, revisão de trabalhos, prestação de contas e muitos outros.  Essas tarefas, apesar de importantes e obrigatórias, acabam por tirar a atenção do profissional de sua tarefa principal que é gerar um documento Jurídico.

Outro fator importante é a utilização errada de um recurso caro e raro (que é o bom advogado) para tarefas que podem ser elaboradas de outra maneira, ou seja utilizar um profissional extremamente capacitado para elaborar tarefas repetitivas que praticamente não exigem a utilização intelectual. O famigerado “copy and paste”.

Desta forma podemos ilustrar esquematicamente os fatores que interferem na produtividade do profissional advogado e diminui a sua produção teórica possível:

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Agora que já vimos os fatores de interferem na produtividade de um advogado, vamos analisar onde a tecnologia pode ajudar.

1 – Assuntos pessoais e pausas. Neste fator, a tecnologia não poderá auxiliar muito, porem uma boa estrutura organizacional associada a sistemas de controle, treinamento e incentivos podem minimizar essas perdas de produtividade.

2 – Trabalhos Gerenciais e Administrativos. Nestes fatores, a utilização de sistemas de ERP completos, intuitivos e de fácil utilização podem diminuir muito os tempos necessários a elaboração dessas tarefas importantes.

3 – Busca de Informações. Este é um dos fatores onde a tecnologia pode e deve ajudar muito no aumento da eficiência. Sistemas de classificação, indexação e busca inteligentes permitem que o profissional dedique menos tempo na localização e captação daquelas informações importantes e necessárias para elaboração de seu trabalho.

4 – Trabalho não Intelectual. Este também é um outro fator onde a tecnologia atual pode auxiliar enormemente o advogado. Sistemas de análise de documentos, sistemas de automação, sistemas de predição e outros (a maioria utilizando AI) podem diminuir os tempos necessários a elaboração de tarefas não intelectuais.

5 – Trabalho Intelectual. Por fim, a capacidade já citada anteriormente de análise, síntese e expressão é uma característica intrínseca do intelecto daquele profissional, ou seja a qualidade do “produto final” (documento jurídico) e o tempo gasto para a sua elaboração só depende de sua formação e de seu cérebro e a tecnologia neste quesito não pode ajudar em nada.

Mas pode ajudar em quase todos os outros pontos !

De maneira esquemática, podemos resumir desta forma:

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*José Paulo Graciotti é consultor, autor do livro “Governança Estratégica para escritórios de Advocacia”,  já editado em 3 idiomas, sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Administrators. Há mais de 30 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia.

GRACIOTTI ASSESSORIA EMPRESARIAL LTDA.